Odcinek 12: W jaki sposób wyznaczam priorytety oraz organizuję zadania, żeby mieć wszystko ogarnięte

Wielokrotnie zdarzało mi się słyszeć lub czytać, że cokolwiek nie wychodzi mi w planowaniu, to moja wina, bo „wszystko jest kwestią organizacji”. Teraz już wiem, że to kompletna bzdura, bo nic nie zależy tylko i wyłącznie od samej organizacji.

Po pierwsze: wielokrotnie zdarzają się rzeczy nieprzewidziane i niezależne od nas, których nie mamy jak przewidzieć i zaplanować.

Po drugie: czas jest zasobem tak bardzo ograniczonym, że choćbyśmy byli zorganizowani najlepiej na świecie, nie jesteśmy w stanie tam upchać wszystkiego. Niestety, czasem trzeba wybierać.

Dlatego, jeśli chcesz się dowiedzieć:

Dlaczego śmiem twierdzić, że mam „wszystko ogarnięte”, mimo że na mojej kanapie zalega sterta prania do poskładania, na podłodze wszędzie leżą zabawki, a kąty mieszkania same wołają, żeby je odkurzyć?
W jaki sposób wybieram swoje „wszystko” i co myślę o tym, gdy ktoś twierdzi, że muszę często myć podłogę?
Dlaczego to dzięki rutynie mogę sobie pozwolić na kreatywność i spontaniczność?
W jaki sposób planuję zadania i procesy, łącząc samodzielne macierzyństwo, pracę, własne projekty i zajmowanie się domem?

Posłuchaj tego odcinka.

Organizacja i ustalanie priorytetów czasem nie jest tak proste, jak może się wydawać. Jeśli chcesz się dowiedzieć, które obszary Twojego życia mogą wymagać zmian, warto przez jakiś czas poobserwować siebie, swoje nastawienie i reakcje na różne zadania. Bardzo pomaga w tym uważność, o której mówiłam w poprzednim odcinku.

Jeśli lubisz zagadki, rebusy i kolorowanki, zachęcam Cię do pobrania darmowej wykreślanki, związanej tematycznie z tym odcinkiem podcastu. Możesz ją odebrać po zapisaniu się na newsletter.

Spis treści

Odcinek 12, wersja do czytania

Odcinek 12, wersja do czytania

Halo, dzień dobry! Nazywam się Joanna Pietrzak i moją supermocą jest łączenie samodzielnego macierzyństwa z pracą jako trenerka biznesu.

Witam Cię w dwunastym odcinku podcastu Mama jako trener biznesu, w którym znajdziesz informacje, w jaki sposób można pogodzić dwa tak wymagające zajęcia (a przynajmniej jak ja to robię). Pokażę Ci również, jak wiedza trenerska przydaje mi się w macierzyństwie i dlaczego to macierzyństwo mnie rozwija jako trenera.

W poprzednim, jedenastym, odcinku podcastu mówiłam o uważności jako sposobie komunikacji ze sobą i z innymi. Poruszyłam na tej podstawie takie tematy jak:

komunikacja z dzieckiem,
odkrywanie granic,
podejmowanie świadomych decyzji.

Podałam również przykłady na praktyczne zastosowanie jej w życiu. Dlatego, jeśli jeszcze nie odsłuchałaś, nie odsłuchałeś poprzedniego odcinka, zapraszam Cię do jego nadrobienia.

Co się wydarzy w 2021?

Dzisiaj chcę poruszyć temat planowania. Po Świętach zostały już tylko wspomnienia, niedawno rozpoczął się kolejny rok – 2021. Dla niektórych oznacza to podekscytowanie nowymi rzeczami, dla innych raczej obawę, jaki on będzie, szczególnie że rok 2020 nas nie rozpieszczał.

Jeśli jeszcze nie podsumowałaś, nie podsumowałeś roku 2020, proponuję Ci znaleźć w nim kilka pozytywów, które wskazuję w tym wpisie.

Podsumowanie roku 2020

Ja jestem gdzieś po środku. Z jednej strony czuję ekscytację rozwojem swoich projektów, wymyślaniem nowych zabaw z dzieckiem i jestem ciekawa nowości, które na mnie czekają.

Z drugiej strony, jako osoba, która stara się być przygotowana na najczarniejszy scenariusz, cały czas mam z tyłu głowy jakąś niepewność, która nie pozwala mi całkowicie cieszyć się chwilą.

Chyba już przywykłam już do takiego ciągłego napięcia i podejrzliwości. Trochę utrudnia mi to funkcjonowanie, ale już kilka razy uratowało mi tyłek. To chyba też efekt tego, że spoczywa na mnie ogromna odpowiedzialność za innego człowieka, której tak naprawdę z nikim nie dzielę.

Ale mniejsza z tym. Miało być o planowaniu.

Plany na rok 2021

W tym roku zaplanowałam sobie styczeń jako miesiąc porządków. Przeglądam artykuły, które do tej pory napisałam, uzupełniam spisy tytułów, robię notatki, co warto w nich dodać lub uzupełnić. Porządkuję też tagi, kategorie i spisuję, na co warto zwrócić uwagę.

Zaczęłam też porządkować wydatki, ustawiać je w budżety i przeglądać płatności cykliczne – z których korzystam, z których nie i kiedy ewentualnie wygasają. Wbrew pozorom, jest z tym sporo pracy, bo o ile orientuję się dobrze w budżetach miesięcznych, tak nie planowałam do tej pory kwartalnych i rocznych.

Zaczęłam też spisywać procesy, które wykonuję, bo robi się tego naprawdę sporo:

publikacje na stronie, na Fan Page’u, na Instagramie,
podcast,
skrypty,
newsletter,
uzupełnianie podsumowań,
projektowanie, tworzenie, publikacja zagadek o biznesie,
cały czas praca nad produktem,
konfiguracja sklepu,
dopracowywanie strony

i milion innych rzeczy, których nawet nie będę wymieniać, a którymi zajmuję się w nocy, gdy moje dziecko już śpi, więc bywam zmęczona i moja koncentracja też już nie jest w szczytowej formie.

Spisuję to wszystko, bo każde z tych zadań dzieli się na podzadania i minizadania, które powinny być wykonane w odpowiedniej kolejności i w odpowiednim czasie, żeby wszystko się spięło w całość.

Dodatkowo, nawet w każdej z powtarzalnych czynności trzeba pilnować wielu szczegółów, a jeśli o którymś się zapomni, to może później się zemścić. Już nie wspominam o mojej nerwicy natręctw, gdy niektóre rzeczy mają zostać wykonane w określony sposób, bo przywiązuję ogromną wagę do szczegółów.

Oprócz tego, pracuję na etacie. Tam również uczestniczę w tworzeniu, wykonywaniu oraz kontroli zadań i procesów. Często też biorę udział w porządkowaniu informacji z bardzo chaotycznie porozrzucanych skrawków maili i rozmów, pracuję rozwojowo z Trenerkami z mojego zespołu, prowadzę szkolenia, egzaminy, tworzę materiały szkoleniowe.

Co najważniejsze – w tym wszystkim muszę pamiętać, żeby zrobić zakupy, kontrolować stany magazynowe płynów do kąpieli, szczoteczek do zębów, ulubionej pasty syna i innych akcesoriów higienicznych. Jak również żeby przygotować jedzenie i nakarmić dziecko o konkretnych porach i to częściej niż raz dziennie, jak to miałam w zwyczaju sama jadać jeszcze kilka lat temu.

Musi być czas na zabawę, na przytulanie, na usypianie, na kąpiel, na mycie zębów, na przebieranie i na inne aktywności związane z opieką nad dzieckiem.

O godzeniu macierzyństwa z pracą mówiłam też w odcinku trzecim „Jak pogodzić pracę z macierzyństwem”.

Odcinek 03: Jak pogodzić pracę z macierzyństwem

Czasem wypada też posprzątać w domu, żeby nie zarosnąć brudem, odkurzyć, umyć wannę pomalowaną kredkami do kąpieli czy zetrzeć z podłogi jakąś bliżej niezidentyfikowaną substancję, pranie też się samo nie robi, wbrew oczekiwaniom, samo też się nie rozwiesza.

No i oczywiście nie mogę zapomnieć o sobie, bo mnie też się coś od życia należy. Czyli warto też zadbać o siebie, to znaczy umyć się, ubrać, zadbać o jako-taką pielęgnację. Jestem też typem, który lubi spędzać czas sam ze sobą czytając, oglądając coś czy grając w gry komputerowe. To moja definicja rozrywki. Sen też się przydaje od czasu do czasu.

Czy na pewno wszystko jest kwestią organizacji?

I choćbym nie wiem jak się starała, to mi na to wszystko czasu nie wystarcza, bo (w moim rozumieniu), totalną bzdurą jest stwierdzenie, że „wszystko jest kwestią organizacji”. Wielokrotnie to słyszałam w kontekście mojego rzekomego nieogarnięcia, bo akurat czegoś tam nie dopilnowałam.

Nie, nic nie jest kwestią wyłącznie samej organizacji. Nie jesteś w stanie, ani ja nie jestem w stanie upakować do małej walizki całej szafy ubrań i wszystkich kosmetyków z łazienki. Choćbyś się spociła, spocił, to wszystko tam się nie zmieści, bo nie pozwalają na to prawa fizyki. To „wszystko” jest wyłącznie kwestią wyboru – które ubrania i które kosmetyki chcesz do tej walizki spakować. I dopiero wtedy, gdy wybierzesz to, co dla Ciebie najważniejsze, możesz próbować je upychać.

Ten wybór jest kluczowy. Jako przykład biorę post, który przeczytałam na pewnym forum dla matek. Jakaś kobieta narzekała, że ma wszystko ogarnięte, ale nie ma czasu na rozwój osobisty i pokazała swój godzinowy plan dnia, prosząc o radę. Nie pamiętam dokładnych proporcji, ale zwróciłam uwagę, że pracuje na etacie osiem godzin, na przygotowywanie posiłków poświęca dziennie około dwóch i pół, na sprzątanie dwie godziny, dzieciom na wyłączność około półtorej. Wymieniła jeszcze inne obowiązki typu pranie, odprowadzanie dzieci do żłobka czy przedszkola, czas wolny i około sześciu godzin snu.

W odpowiedzi pojawiały się różne rady. Ja najbardziej zwróciłam uwagę na takie, których sama mogłabym udzielić, czyli na przykład, żeby ograniczyć sprzątanie czy gotować raz na kilka dni, bo nic się nie stanie, jeśli dzisiaj zjemy odgrzewaną zupę z wczoraj. W moim, podkreślam – w moim świecie – cztery i pół godziny dziennie na sprzątanie i gotowanie to absolutna przesada. Ty możesz mieć inaczej, oczywiście – całkowicie to akceptuję! To wyłącznie opinia z mojej perspektywy.

Pojawiły się również opinie, że bardzo dużo czasu poświęca dzieciom i można to ograniczyć. Na to też zwróciłam uwagę, bo to jest podejście sprzeczne z moim. W moim, ponownie podkreślam – w moim świecie – półtorej godziny dziennie dla dziecka to bardzo mało.

Różnimy się, ale nie zawsze to akceptujemy

Tak jak wcześniej wspomniałam – nie oceniam tego źle, że ktoś ma inaczej. Każdy wybiera sobie, jak chce żyć. Problemem jednak jest to, że nadal funkcjonujemy w pewnym otoczeniu, w którym powszechnie jest „wszystko”, za które powinniśmy lub powinnyśmy odpowiadać. Dopiero w momencie, gdy to ustalone odgórnie „wszystko” jest zrealizowane, mamy prawo mówić, że mamy „wszystko” ogarnięte.

Jednym ze stereotypowych przykładów takiego „wszystkiego” do ogarnięcia, z którym najczęściej mam do czynienia, jest odgórnie narzucone „wszystko” wobec kobiet: zajmowanie się domem, czyli gotowanie i dbanie o porządek oraz zajmowanie się dziećmi. Czyli nadal obowiązuje ten podział ról na „damskie” i „męskie” i gdy kobieta ma ugotowane, posprzątane, dzieci ogarnięte, wszystko poprane, dopiero wtedy ma prawo mówić, że ma „wszystko” ogarnięte. Taki stereotyp nadal istnieje.

Określ swoje „wszystko” do ogarnięcia

Dzisiaj chcę Ci pokazać, w jaki sposób funkcjonuję ja i jakim cudem mogę powiedzieć: „tak, mam wszystko ogarnięte!” i jednocześnie patrzeć kątem oka na nieposkładaną górę prania zalegającą na kanapie, kurz na półkach i nieposkładane zabawki, a na obiad mogę zjeść z dzieckiem mrożone pierogi.

Odpowiedź na to jest prosta:

jasno określiłam swoje „wszystko”.

Oznacza to, że bardzo dokładnie określiłam, na czym mi zależy bardziej, na czym mi zależy mniej, a na czym mi zależy najmniej. I jeśli na czymś mi zależy najmniej – często olewam sprawę, czy jak to się ładnie określa – odpuszczam.

To znaczy, że góra nieposkładanego prania nie jest moim priorytetem, kurz tak samo, bo na szczęście nie jesteśmy alergikami. Zdaję sobie też sprawę, że zabawki pół godziny po ich sprzątnięciu znajdą się magicznie w dokładnie tych samych miejscach, więc nie widzę sensu w chodzeniu i zbieraniu ich po całym domu. Uznajmy, że moja podłoga jest ścieżką zdrowia czy ścieżką sensoryczną, które kosztują grube pieniądze. Przy okazji oboje z synem uczymy się uważności, o której wspominałam w poprzednim odcinku.

Ścieżka zdrowia z kolorowych balonów? Proszę bardzo.

Jeśli chodzi natomiast o jedzenie, wyznaję zasadę złotego środka – sama robię śniadania, kolację najczęściej też i nie są to wykwintne dania. Prędzej znajdziesz u mnie kanapki z serem i ogórkiem. Obiady często zamawiam lub gotuję na kilka dni, najczęściej są to dania jednogarnkowe lub dania, które mogę zapiec. Korzystam z półproduktów z dobrym składem i z warzyw mrożonych i owoców, których nie muszę już wcześniej przygotowywać – obierać i kroić. Paradoksalnie, często nie są wiele droższe niż ich świeże odpowiedniki, a oszczędzają mi naprawdę dużo czasu. Szczerze też wątpię, żeby były gorszej jakości niż warzywa leżące na półkach w supermarkecie.

Dzięki temu jestem w stanie ugotować coś zdrowego i smacznego, poświęcając co najwyżej dwadzieścia-trzydzieści minut swojego czasu. Bo na tym mi zależy – w miarę zdrowe odżywianie przy jak najmniejszej inwestycji czasu. Przy okazji dbam o nasze zdrowie, pijąc dużo wody i raczej nie kupuję słodyczy. Okres okołoświąteczny był wyjątkiem i faktycznie poluzowałam zasady słodyczowe, co bardziej mnie nie wyszło na dobre niż mojemu dziecku, ale pomińmy to. Jak dla mnie, przygotowanie wszystkich posiłków to średnio maksymalnie godzina dziennie.

Ustalanie priorytetów

Priorytetem w trakcie tygodnia, do którego wszystko jest dostosowane, jest moja praca. Pracuję od 10:00 do 16:00 i w tym czasie poświęcam się zadaniom, które mam do wykonania. Organizacja wygląda tak, że w momentach, gdy mam pomoc w opiece nad dzieckiem, zajmuję się najbardziej odpowiedzialnymi zadaniami, które wymagają koncentracji, szybkości lub mojej wyłączności, na przykład prowadzenie szkoleń. Jestem wtedy bardzo skoncentrowana i nastawiona zadaniowo. Bywa, że nie odbieram telefonów i nie kontroluję maili, dopóki nie skończę.

Jeśli jednak tak się zdarza, że tej opieki nie mam i pracuję z synem, to zwykle uzupełniam raporty, planuję, odpisuję na mniej istotne maile, przygotowuję szkice materiałów szkoleniowych lub piszę skrypty, rozmawiam z osobami przyzwyczajonymi do szumu za moimi plecami lub pracuję nad zwiększaniem swoich kompetencji: oglądam webinary, czytam lub słucham podcastów. Dzięki temu zachowuję też możliwość odpoczynku od intensywnych zadań, których wcześniejszy nadmiar doprowadził mnie do wypalenia zawodowego.

Poza tym, dzięki takim luźniejszym dniom, mam też większą motywację, żeby nie odkładać na później. Bo wiem, że dzisiaj potrzebuję się spiąć: wykonać kilka zadań szybko i skutecznie. Za to jutro obejrzę webinar z zarządzania sprzedażą czy coś podobnego. Zostawia mi to też przestrzeń na rozwój, którego potrzebuję i który jest jedną z moich podstawowych wartości w życiu.

No i staram się przestrzegać godzin mojej pracy, co oznacza, że nawet jeśli nie wyciszę telefonu po pracy, to go nie odbiorę. Robię tak, ponieważ ustaliłam sobie pewną granicę, której przestrzegam i po pracy jestem w domu z dzieckiem.

To też nie oznacza, że całe popołudnie spędzam wyłącznie na zabawie. Jest to czas, w którym robię kolację, oporządzam zmywarkę, ogarniam pranie czy coś przetrę albo zmiotę. Mam jednak taką zasadę, że w tygodniu poświęcam maksymalnie dużo czasu dziecku, czyli jeśli wypełniam jakieś obowiązki domowe, to najczęściej z nim lub robię konieczne minimum. W weekendy pozwalam sobie na większe szaleństwa ze sprzątaniem czy gotowaniem (o ile mi się chce), bo już nie pracuję, więc i tak spędzam więcej czasu z dzieckiem w ciągu dnia.

Wieczór to jest czas mycia i usypiania mojego dziecka. Zawsze mu w tym towarzyszę, bo jeszcze jest na tyle mały, że nie kąpie się sam, więc to kolejny element wspólnego spędzania czasu.

Czasem wykorzystuję kąpiel dziecka na ogarnięcie łazienki – wytarcie kurzy, umycie umywalki czy podłogi, szczególnie jeśli akurat w wannie trwa sztorm i woda wylewa się poza jej brzegi.

Usypianie to jest czas na kołysanki, bajki i głaskanie po plecach. Jest jednak taki moment, w którym syn już zamknął oczy i zasypia, ale jeszcze jest za wcześnie, żebym mogła wyjść z pokoju. Wedy oglądam coś lub czytam na telefonie. Najczęściej są to niezobowiązujące treści, chyba że coś akurat mnie ciekawi. Jest to taki mój moment relaksu i odprężenia.

Mam też podstawową zasadę – w trakcie snu mojego dziecka nie sprzątam i nie gotuję, tylko zajmuję się moimi priorytetami albo sobą. To znaczy: albo odpoczywam, albo nad czymś pracuję. Taka sama zasada obowiązuje, gdy Mały ma opiekę. Poświęcam ten czas maksymalnie na swoje projekty lub na odpoczynek.

Wszystkie decyzje mają swoje konsekwencje

Z tego powodu, że wyznaczyłam sobie moje priorytety w taki sposób, w moim domu można potknąć się o zabawki i nie jest to otoczenie sprzyjające alergikom. Nie jest to jednak mój największy problem, ponieważ tak jak wspomniałam – porozrzucane zabawki i kurz w kątach nie jest jednym z moich priorytetów.

Staram się też angażować moje dziecko, więc dużą część obowiązków domowych, która obejmuje wciskanie przycisków, jak na przykład obsługa pralki czy zmywarki, to domena mojego syna. Angażuję go również w wycieranie luster, podłogi, ścieranie kurzy, zamiatanie i mycie wanny, gdy jest w środku. Często podaje mi również pranie do rozwieszenia, albo wrzuca ubrania do szuflad. Staram się, na ile jestem w stanie, zamieniać te czynności na zabawę.

Planowanie zadań i projektów

Wiesz już, w jaki sposób wygląda moja organizacja obowiązków i opieki, teraz chcę Ci powiedzieć więcej na temat mojego planowania zadań i projektów.

Nie jestem mistrzynią organizacji, ale radzę sobie z tym dobrze i skutecznie.

W pracy etatowej, teraz już wychodzę z założenia, że NAJPIERW JA. To znaczy, jeśli mam do wyboru w danym czasie komuś pomóc lub wykonać zadanie, które mi się liczy do premii czy mam określony termin jego wykonania, raczej wybiorę swój obszar obowiązków. „Raczej”, ponieważ czasem w moim interesie jest komuś pomóc najpierw, a czasem potrzebuję luźniejszego zadania lub kontaktu z innym człowiekiem. Nadal jednak należy to do kategorii „NAJPIERW JA” – jest to albo w moim interesie, albo sprawi mi przyjemność.

Już nie angażuję się w cudze projekty. Z bólem, ale pozbyłam się też potrzeby zbawiania świata, bo nic dobrego mi z tego nie przyszło. Jeśli ktoś mnie prosi o pomoc lub radę, zrobię to, jeżeli jest zgodne z zasadą „NAJPIERW JA”.

Dzięki temu pozbyłam się gonienia na ostatnią chwilę z rzeczami, które i tak mam wykonać, a to zdecydowanie zmniejszyło moją frustrację. Poza tym, skoncentrowałam się na rzeczach ważnych dla mnie i dla „mojej” części firmy, co zwiększyło efektywność i wydajność mojego zespołu. To dokładnie jest moją rolą i z tego mój pracodawca ma największy profit, bo dokładnie za to mi płaci.

Uczę się też delegować więcej odpowiedzialności na moje Trenerki. Wiem, że w wielu przypadkach mam większy zasięg wpływów niż one, ale sama sobie na to zapracowałam. I jeśli one nie będą na to pracować same, to tego nie osiągną. Ja działam na zasadzie wsparcia zza kulis, a i to nie zawsze.

Jeśli chodzi natomiast o samo planowanie, we wszystkich przypadkach działam tak samo – rozpisuje sobie zadania do wykonania, a te duże zadania rozpisuję na mniejsze zadania.

Jeśli jest to zadanie cykliczne, staram się wprowadzić jak największą powtarzalność i rytm tych zadań, który z czasem ulepszam, gdy testuję, co się najlepiej sprawdza. Ustalam w ten sposób rutynę zadań cyklicznych.

Planowanie złożonych procesów

Przykładowo, w pracy etatowej jednym z moich obowiązków jest prowadzenie rozmów podsumowujących okres próbny wśród osób, które przeszły nasze szkolenie wdrożeniowe. Wykonuję to co miesiąc od około trzech lat. Wyjątkiem były miesiące mojego urlopu macierzyńskiego. W tym czasie dopracowałam sobie w tym czasie listę zadań, która wygląda mniej więcej tak:

Wysłać maila z prośbą o udostępnienie nazwisk osób do rozmowy.
Wysłać maila o przekazanie mi numerów służbowych tych osób.
Weryfikacja brakujących numerów telefonów (bo czasem tak też się zdarza), z osobami, z którymi mam kontakt.

A następnie dla każdej z osób:

Rozmowa prowadzona zgodnie ze skryptem (który też wypracowałam w ciągu tych trzech lat na podstawie tego, co mi się wydaje ważne i zaleceń przełożonych).
Napisanie protokołu z rozmowy.
Wypisanie najważniejszych informacji z protokołu szkoleniowego Trenerki prowadzącej. Dopiero na tym etapie, żeby się wcześniej nie sugerować.
Wydanie i uzasadnienie opinii oraz wskazanie ewentualnych zaleceń.
Wysłanie takiej informacji zwrotnej do osób decyzyjnych.
Wpisanie wyniku do rozliczenia Trenerki prowadzącej.Wklejenie pliku na główny serwer firmowy.

W zależności od liczby osób na takiej liście, zajmuje mi to od kilku do kilkunastu godzin miesięcznie. Taka jedna rozmowa potrafi trwać nawet godzinę, jeżeli tego wymaga sytuacja.

Przy czym:

Są ograniczone dni w miesiącu i preferowane godziny, w które mogę przeprowadzać takie rozmowy. To wynika z charakterystyki pracy i obecności pewnych kluczowych dat, kiedy lepiej nikomu nie zajmować głowy.
Muszę też brać pod uwagę, którego dnia miesiąca kończy się danej osobie okres szkoleniowy i na tej podstawie określam kolejność prowadzenia takich rozmów.
Jest to też coś, co wymaga mojej koncentracji i wyłączności, głównie z szacunku do rozmówcy, więc zwykle wykonuję to w dni, w które mam zagwarantowaną opiekę nad dzieckiem.

Jak widzisz więc, jest wiele czynników, które sprawiają, że moje możliwości realizacji takiego zadania są ograniczone. Wykonuję je dobrze i z pełnym zaangażowaniem tylko dlatego, ponieważ wcześniej bardzo szczegółowo i konkretnie to planuję, oraz dostosowuję pod to swoje inne zadania, które nie mają aż takich obostrzeń czasowych.

Planowanie w Od zera do Trenera

Inny przykład, związany już z projektem Od zera do Trenera. W tej chwili realizuję okresy tematyczne, które trwają około trzech-czterech tygodni. Jestem dopiero na etapie testowania, ponieważ sam projekt trwa dużo krócej i jestem dopiero na etapie poszukiwania rozwiązań.

Wygląda to jednak mniej więcej tak, że ustaliłam sobie rutynę:

1: Zagadka o biznesie do kolorowania, która ma swoje podzadania:

Pomysł.
Wykonanie projektu.
Przygotowanie grafik.
Przygotowanie treści zapowiedzi na media społecznościowe – na podstawie wzoru, który już sobie wypracowałam. Przy czym treść na facebooka i na Instagram minimalnie się różnią, ale nadal są to dwa różne warianty.
Publikacja zagadki na stronie.
Poinformowanie o nowej zagadce w mediach społecznościowych.
Później również udostępnienie zagadki w grupach tematycznych.

2: Odcinek podcastu

Przygotowanie tematu.
Przygotowanie notatek, skryptu lub innej podstawy tego, o czym będę mówić, bo lubię mieć to zaplanowane.
Zatytułowanie odcinka.
Nagranie odcinka.
Edycja odcinka.
Odsłuch i przygotowanie wersji do czytania na tej podstawie, ponieważ to, że mam skrypt czy notatki nie oznacza, że nie improwizuję w trakcie. Chcę to uzupełnić lub skorygować pewne rzeczy.
Przygotowanie opisu na podstawie wzoru.
Publikacja na serwerze plików audio z udostępnieniem na Youtube.
Przygotowanie publikacji na stronie.
- Wykonanie wszystkich rzeczy na WordPressie typu założenie nowego wpisu, tagi, przyporządkowanie kategorii, obrazek etc.
- Wklejenie kodu odcinka.
- Wklejenie tekstu odcinka i jego redakcja, ponieważ język mówiony nieco się różni od tego pisanego, więc staram się chociaż trochę to wygładzić.
- Dorzucenie grafik lub zdjęć, czasem dodanie odnośników i praca nad tekstem.
- Ustawienie publikacji.

3: Przygotowanie treści do tematu na media społecznościowe – ćwiczenia, dodatkowe wpisy, treści związane ze świętami i tak dalej.

4: Zapisanie tematu w treści na newsleeter, żeby poinformować subskrybentów o pojawieniu się takiej treści.

5: Oznaczenie wszystkiego w planerze treści – co zostało zrealizowane, czy wszystko się zgadza, porównanie z notatkami.

Narzędzia do planowania

Jest tego bardzo dużo, więc gdyby nie pewna wypracowana rutyna, nie poradziłabym sobie z tym.

Też dlatego, gdyż tę rutynę jestem w stanie przenieść na moje narzędzia do planowania.

Jeśli chodzi o planowanie i rozbijanie zadań na minizadania, korzystam z Asany. Jest to darmowy program do organizacji i planowania zadań. Na jakiekolwiek treści wejdziesz odnośnie planowania, jest duża szansa, że trafisz albo na Asanę albo na Trello, ja korzystam akurat z Asany.

Zadania powtarzalne ustawiam jako zadania cykliczne, żebym nie musiała o nich pamiętać. To znaczy, że jeśli mam aktualnie cykl trzytygodniowy, to ustawiam jakieś zadanie w punkcie, w którym wiem, że na pewno się wyrobię i następnie ustalam je jako cykliczne co trzy tygodnie.

Zawsze też zadania planuję z odpowiednim wyprzedzeniem i zostawiam sobie bufor czasowy. Na przykład, jeśli mam zaplanowany ten odcinek na 11 stycznia w poniedziałek, jego skrypt przygotowuję dwa tygodnie wcześniej, żebym wiedziała, do jakiego tematu mam przygotować zagadkę o biznesie na 4 stycznia, czyli tydzień wcześniej. Mam ustawione przypomnienie o takim zadaniu co trzy tygodnie, ponieważ co tyle wychodzą te rutynowe treści. To oznacza, że w momencie publikacji tego odcinka, ja prawdopodobnie pracuję już nad kolejnym. Dzięki zadaniom cyklicznym, mam już to zapisane w kalendarzu, więc to też jest dla mnie sygnał, że nic dodatkowo w ten dzień nie wcisnę. Takie ustawienie zadań cyklicznych w narzędziach do planowania bardzo ułatwia mi życie.

Moim drugim narzędziem jest wspomniany wyżej planer treści, który jest zwykłym notatnikiem z rozrysowanymi datami publikacji i notatkami oraz pomysłami na treści. Przyspiesza mi to pracę, ponieważ notuję tam wszystkie pomysły, które mi wpadną do głowy i nie muszę zastanawiać się nad tematem kolejnego odcinka albo ćwiczeń czy treści. Dzięki temu, unikam też siedzenia i zastanawiania się nad pustą kartką, czyli nie marnuję czasu bezproduktywnie. Zamiast tego, po prostu siadam, zerkam do notatek i zaczynam pisać.

Gdzie w tym spontaniczność?

W tej chwili mam zaplanowane treści na kolejne dwa cykle i w zapasie mam kilkanaście tematów z notatkami, które chciałabym zrealizować w przyszłości. Mam taką zasadę, że luźne pomysły i inspiracje zapisuję na samoprzylepnych karteczkach. Porządkuję wszystko dopiero po napisaniu planu odcinka, ponieważ moja wena twórcza czasami mnie ponosi w różnych kierunkach. Więc jeśli masz wątpliwość odnośnie tego, gdzie w tym wszystkim spontaniczność, to właśnie tutaj ma ona swoje miejsce. Dzięki temu, że czynności są zaplanowane rutynowo, jestem w stanie sobie pozwolić na luz w kwestii samego tworzenia, bo mam na to czas.

Tak samo, żeby zachować sobie możliwość spontanicznego działania, aktualnie mam taką zasadę, że w projekcie Od zera do Trenera planuję sobie tylko jedno większe zadanie dziennie lub dwa mniejsze. To jest coś, co potrzebuję wykonać, żeby zbliżyć się do celów, które sobie wyznaczyłam. Taki mały krok, ale codziennie. Wykonuję go niezależnie niemal od wszystkiego, bo miewam takie dni, kiedy na przykład bardzo źle się czuję. Staram się jednak wtedy odhaczyć chociaż najmniejsze zadanie albo zrobić coś, co mi sprawi przyjemność, a i tak mnie przybliży do celu.

Codziennie mały krok do celu

Jeśli mam momenty, że mi się nie chce, też szukam na liście jakiegoś małego lub przyjemnego zadania. Może to być kolorowanie planera – to jest jedno z tych przyjemniejszych zadań. Albo uzupełnianie tagów na stronie czy ramówki – to są jedne z tych mniejszych, zajmują około kilkunastu minut.

Zwykle wykonanie takiego zadania sprawia, że wpadam w rytm, odblokowują mi się pomysły w głowie i zaczynam realizować zadania, które mam zaplanowane na kolejne dni. Wiem również mniej więcej, które zadania są cykliczne i na ile mogę sobie pozwolić na przesuwanie ich w czasie, a na ile nie mogę. Dlatego, jeśli źle się czuję, nie mam problemu z tym, żeby coś odłożyć na kolejny dzień. Przy czym, moje samodzielne macierzyństwo pomaga mi w tym, żeby nie odkładać na kolejny dzień, bo zdaję sobie sprawę, że jeżeli zostawię coś na ostatnią chwilę, jest ogromna szansa, że się nie wyrobię.

Podobne podejście do planowania mam w przypadku zakupów czy uzupełniania środków higienicznych. Listy zadań, listy zakupów i planowanie rzeczy, które powinny być w zapasie. Przykładowo, płyn do kąpieli mojego dziecka ląduje na liście w trakcie otwarcia nowego. Wystarcza on na około miesiąc, więc wiem, że mam tyle czasu na znalezienie go w dobrej cenie i zamówienie, przy czym staram się to zrobić jak najszybciej. Nie chcę kumulować rzeczy na mojej liście zadań do wykonania. Wiem, że im więcej będę ich mieć, tym większe ryzyko, że coś nie wyjdzie tak, jak zaplanowałam.

Słabe strony mojego planowania

To, do czego muszę się przyznać, to planowanie zakupów spożywczych nie jest moją mocną stroną, głównie dlatego, że gotowanie nie jest moim priorytetem, nie sprawia mi przyjemności i nie zawsze realizuję wszystkie plany pod tym względem. Zakupy robię raz na około dwa tygodnie z dowozem, a to jest taki długi czas, że wiele rzeczy może się zmienić.

Jednak żeby zminimalizować ryzyko marnowania jedzenia, bazuję na produktach mrożonych lub sama je mrożę, a świeżych zamawiam tyle, ile raczej zużyję. To nadal nie sprawia, że nie wyrzucam części jedzenia, ale i tak jest dużo lepiej niż było kiedyś i mam nadzieję, że z czasem wypracuję sobie lepszy system, bo nie lubię marnować jedzenia. Nie jest to jednak coś, nad czym w tej chwili chcę się maksymalnie skoncentrować. Dopowiem jeszcze, że zakupy zamawiam, gdy moje dziecko siedzi mi na kolanach i ogląda bajki na drugim monitorze lub zajmuje się czymś innym.

To też jest powód, dlaczego pracuję dopiero, gdy pójdzie spać. Bo często, gdy siadam do komputera, on chce, żeby mu włączyć bajki, a wolę to zachować na specjalne okazje, kiedy naprawdę tego potrzebuję lub jestem bardzo zmęczona. Nie jestem zwolenniczką sadzania dziecka przed komputerem lub monitorem na długie godziny, ale zdarza się, że na przykład dłużej pracowałam w nocy, rano chcę pospać, więc daję mu telefon, niech ogląda bajki. To są takie okazje, w których taką możliwość wykorzystuję.

Podsumowanie

To tak w bardzo dużym, lekko chaotycznym skrócie. Pewnie mogłabym o moim planowaniu mówić jeszcze z kilka godzin, jak nie dłużej. Jestem typowym strategiem, więc u mnie wszystko musi być dokładnie zaplanowane. Słynęłam nawet z tego, że moja poranna rutyna była tak perfekcyjnie dopracowana, że byłam w stanie wykonać mnóstwo czynności jedna po drugiej, wykorzystując czas tak, żeby było to najbardziej efektywne.

Przejdźmy zatem do podsumowania moich zasad i wniosków na temat planowania.

Choćbym nie wiem jak chciała – doba się nie rozciągnie i nie ma szans w tym czasie upakować wszystkiego, co mi przyjdzie na myśl. Planowanie to sztuka wyboru.
Żeby mieć wszystko ogarnięte, określam swoje „wszystko”, czyli wyznaczam obszary, które są dla mnie najważniejsze i obszary, które nie są dla mnie aż tak ważne. Podkreślam – dla mnie. Jeśli na przykład codzienne mycie podłóg nie jest moim priorytetem, ale inni ciągle zwracają uwagę, jak bardzo to jest ważne do szczęścia i zaczęłabym codziennie myć podłogi, to realizowałabym cudze „wszystko” zamiast mojego. Nic więc dziwnego, że miałabym mniej czasu na rzeczy istotne dla mnie i byłabym niezadowolona mimo czystych podłóg.
Natomiast ponownie powtórzę – to jest kwestia mojego wyboru. Jeżeli Ty cenisz umyte podłogi, wymyte okna czy perfekcyjny porządek, to jest jak najbardziej w porządku. Ja nie mówię, że sprzątanie jest złe, ono nie należy do moich priorytetów. Jeżeli ład, porządek i utrzymanie czystości daje Ci satysfakcję, sprawia Ci przyjemność i realizujesz się w tym, bo znam takie osoby – to cudownie. Ja tak nie mam. Realizuję się w zupełnie innych obszarach, co nie znaczy, że są one lepsze lub gorsze od Twoich. To chciałam jeszcze doprecyzować.
Każde zadanie dzielę na podzadania i minizadania. Dlatego opracowuję rutynę działania, jeśli chodzi o zadania cykliczne. Dzięki temu nie potrzebuję się zastanawiać nad kolejnością wykonywania i wypracowuję sobie pewne nawyki, które wykonuję już automatycznie i odhaczam je tylko na liście, żeby nie zapomnieć, że już je wykonałam.
Planowanie jest częścią zrealizowanych zadań. Bez planowania, tracę tylko więcej czasu na zastanawianie się, za co się zabrać. Spisywanie wszystkich zadań na liście ma też taką zaletę, że gdy mam wolną chwilę i chcę coś zrobić, patrzę na listę i realizuję jakieś małe zadanie, które jest małym krokiem do realizacji moich celów, a i tak mam je do odhaczenia.
Planowanie zaczynam od zapisania zadań, które muszę wykonać i mają najmniejsze pole manewru jeśli chodzi o termin. Na przykład: wizyty u lekarza, spotkania z konkretną datą i godziną i tym podobne. Dzięki temu wiem, jakie mam możliwości na realizację pozostałych zadań i gdzie mogę je umieścić.
Planuję mniej, niż mam możliwość wykonać. Jeśli zostaje mi czas, po prostu realizuję kolejne zadania z listy. Jeżeli z czymś się nie wyrobię – zdarza się.
Lista drobnych zadań przydaje się w momentach spadku motywacji i chęci. Znajduję wtedy minimalne zadanie, które mogę zrealizować i nie zajmie dłużej niż kilka minut. Jest duża szansa, że dzięki temu wejdę w rytm i zrobię jeszcze więcej. A jeśli nie? To mam jedno odhaczone zadanie z listy.
Dzielę się obowiązkami, deleguję i odpuszczam, jeśli coś nie jest dla mnie bardzo istotne. Więc nie zdziw się, jeśli mnie znajdziesz leżącą na kanapie i czytającą książkę obok nieposkładanego prania.
Myślę o sobie i pomagam innym, gdy mam na to czas i ochotę.
Stosuję narzędzia do planowania, które mi to ułatwiają, a nie są kolejnym zadaniem do wykonania na liście. Czyli do listy zadań cyklicznych i porządkowania procesów używam Asany, a do planów szczegółowych, opisowych i jednostkowych notatnika.
Jeśli mam powtarzalne treści, korzystam ze wzorów lub skryptów, które dostosowuję do okazji lub miejsca publikacji. Dzięki temu krócej się zastanawiam nad formą, unikam tego, że o czymś zapomnę a w większości przypadków i tak nie da się odczuć, że treści są pisane na podstawie jednego wzoru.

Infografika z podsumowaniem

No dobrze, rozgadałam się, więc to tyle na dziś. Zanim jednak mnie wyłączysz, chcę Ci zająć jeszcze chwilę, bo mam dla Ciebie coś ciekawego. Do tego odcinka podcastu, podobnie jak do kilku ostatnich, jest dołączona wcześniej wspomniana zagadka, która nawiązuje tematyką do tego, o czym mówiłam, czyli do planowania. Podobne zagadki i rebusy są również dostępne dla innych odcinków. Nazwałam je Zagadkami o biznesie do kolorowania, bo są w formie kolorowanki. Możesz z nich skorzystać na przykład do odstresowania się lub pomalować razem z dzieckiem, a dostępne są po zapisie na mój newsletter.

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, to jednym z celów projektu Od zera do Trenera, którego część stanowi ten podcast, jest tworzenie materiałów szkoleniowych dla rodziców, opiekujących się dziećmi. Chcę połączyć szkolenia biznesowe i rozwojowe z kolorowankami i wierszykami dla dzieci, więc jeśli masz ochotę zobaczyć, jak to wygląda, próbki w formie wcześniej wymienionych Zagadek są dostępne przy zapisie na mój newsletter. Oprócz tego, za jego pośrednictwem udostępniam próbki mojego produktu, który wyjdzie w ciągu najbliższych kilku tygodni. Jeśli nie chcesz, żeby to wydarzenie Cię ominęło, zapisz się na listę.

Przy okazji, mam do Ciebie prośbę: jeśli masz swoje sposoby na naukę z dzieckiem lub napotykasz jakieś problemy z tym związane – daj mi znać. Dzięki temu, w perspektywie stworzę materiały dopasowane do Twoich potrzeb. Możesz do mnie napisać w komentarzu na stronie odzeradotrenera.pl lub jeśli nie chcesz się publicznie odsłaniać, daj mi znać na maila na kontakt@odzeradotrenera.pl.

OK, to chyba tyle na dzisiaj. Wydaje mi się, że powiedziałam, co chciałam, więc jeżeli to było dla Ciebie pomocne, zasubskrybuj ten kanał, żeby dowiedzieć się o kolejnych odcinkach, będę Ci za to bardzo wdzięczna.

Ten podcast specjalnie dla Ciebie prowadziłam ja, znaczy się Joanna Pietrzak, dziękuję Ci bardzo za wysłuchanie go i do następnego! Pa!

Tego podcastu możesz posłuchać:

Spreaker:
Stitcher:
Spotify: http://spoti.fi/37zyD9X
Youtube:

Treści dostępne na blogu i w podcaście są prezentacją opinii, poglądów, wiedzy oraz doświadczenia autorki, ale nie stanowią formy indywidualnego poradnictwa. Przed podjęciem decyzji w istotnej dla siebie sprawie, zawsze zasięgaj indywidualnej porady specjalisty.

BLOG